Сотрудник говорит, больничный открыли, а у работодателя его нет. Где обычно затык?

Я кадровик в небольшой фирме в Краснодаре. Ситуация вроде обычная, но хочу понять, как у других. Сотрудник пишет в понедельник: в пятницу открыли больничный. Смотрю в кабинете работодателя, пусто. Во вторник тоже пусто. Сам он на Госуслугах видит, что больничный открыт. Номер прислал только в среду, и только тогда всё нашлось. Никто ни в чём не виноват, но два дня мы друг друга дёргали. Вопрос к тем, кто сам открывал больничный: где вам показывали номер и когда? Хочу сделать для сотрудников короткую памятку, что присылать сразу.